Wykonywanie powtarzalnych czynności to zmora wielu pracowników działu finansów czy księgowości. Wymaga to dużego skupienia, a konieczność przetworzenia dużej liczby danych (zwłaszcza w organizacjach zatrudniających steki pracowników) może powodować duże spiętrzenie się obowiązków. Zazwyczaj w takich sytuacjach konieczne jest zwiększenie kadr, jednak wiąże się to z kosztami, a dodatkową trudność może stanowić znalezienie odpowiedniego kandydata i jego późniejsze wdrożenie. Stąd wielu właścicieli decyduje się na długoterminowe działania mające na celu automatyzację i robotyzację części procesów w biznesie. Pomagają w tym rozwiązania RPA, których projektowaniem i implementacją zajmują się specjalni deweloperzy działu IT. Sprawdź, co warto wiedzieć o Robotic Process Automation i kiedy warto skorzystać z pomocy algorytmów RPA.
Automatyzacja procesów w biznesie – czym jest technologia RPA?
Popularna definicja RPA przedstawia tę stosunkowo nową gałąź branży IT, jako zbiór algorytmów i rozwiązań, których głównym zadaniem jest automatyzacja części procesów związanych z działalnością danej firmy. Z roku na rok zakres zastosowań Zrobotyzowanej Automatyzacji Procesów poszerza się, dlatego obecnie rozwiązaniami RPA nazywa się wszelkie działania mające na celu zwiększenie wydajności wykonywanych działań bez zatrudniania dodatkowych pracowników. Oczywiście do obsługi czy wcześniejszego zaprojektowania i wdrożenia systemu wymagany jest deweloper RPA, jednak w przypadku firm planujących długoterminową automatyzację i robotyzację oszczędności związane z wprowadzeniem Robotic Process Automation są nie do przecenienia.
RPA w biznesie – w jakich działach wykorzystuje się Robotic Process Automation?
Przy okazji korzystania z RPA zauważyć można znaczącą redukcję kosztów, przy jednoczesnym wzroście dokładności wykonywanego procesu. Do tego będzie on realizowany szybciej i bez narażania się na błędy ludzkie wynikające ze zmęczenia (robienie w kółko tych samych czynności potrafi być nużące) czy braku wiedzy pracownika z danego zakresu. Dzięki temu kadra skupić się będzie mogła na wykonywaniu zadań o wyższym stopniu skomplikowania, co bezpośrednio przełoży się na wzrost jakości świadczonych usług. Robotyzacja i automatyzacja procesów biznesowych dotyczy przede wszystkim działów finansowych i księgowych, jednak z powodzeniem wykorzystuje się ją również w innych sektorach organizacji, w tym w obsłudze klienta, administracji, sprzedaży czy bezpośrednio w IT.
RPA w działaniach biznesowych – jakie są zalety?
Głównym czynnikiem mającym wpływ na decyzję o wprowadzeniu Zrobotyzowanej Automatyzacji Procesów są wspomniane już oszczędności. Koszty związane z utrzymaniem pracownika stają się coraz wyższe, dlatego w celu szybkiego i precyzyjnego wykonywania dużej liczby powtarzalnych czynności warto zdecydować się na pomoc, jaką oferują systemy RPA. Rozwiązania te są chętnie stosowane w szeroko rozumianej księgowości i dziale HR – wystawianie faktur, dbanie o właściwe naliczanie pensji, urlopów czy premii oraz łatwe generowanie raportów i sprawozdań. To tylko ułamek zastosowań algorytmów RPA, które znacząco usprawnią prowadzenie firmy.
Implementacja Zrobotyzowanej Automatyzacji Procesów znacząco wpłynie również jakość oferowanych usług. Algorytm z taką samą dokładnością i zaangażowaniem podchodził będzie do każdego postawionego przed nim zadania, o ile wcześniej pokaże mu się co i w jaki sposób ma wykonać. Wdrożeniem rozwiązań RPA zajmują się specjalni deweloperzy sektora IT, którzy potrafią również projektować systemy związane z automatyzacją i robotyzacją działań.
Robotic Process Automation w praktyce – o czym pamiętać podczas automatyzacji?
Implementacja RPA nie wymaga szczególnych ingerencji w już istniejącą infrastrukturę sieciową, z jakiej na co dzień korzysta dana firma. Warto jednak zadbać o to, by automatyzacja i robotyzacja przebiegały etapowo, a nad całym procesem czuwał deweloper RPA. Jego zaangażowanie pomoże uniknąć potencjalnych nieprawidłowości podczas pierwszych prób użycia Zrobotyzowanej Automatyzacji Procesów. Może okazać się również, że przed wdrożeniem konkretnego rozwiązania konieczna będzie analiza, która określi jakie algorytmy i systemy sprawdzą się w danej organizacji. Więcej o tym, jakie rozwiązania RPA sprawdzą się w biznesie i finansach, można przeczytać w artykule: Czym jest technologia Robotic Process Automation (RPA)? – robotyzacja procesów biznesowych.
Boty RPA w służbie biznesu – o czym pamiętać przed implementacją?
Przy okazji automatyzacji i robotyzacji działań w firmie warto wziąć pod uwagę wielkość danego przedsiębiorstwa. Rozwiązania RPA dobrze sprawdzają się w dużych organizacjach i z powodzeniem wykorzystuje się je do przeprowadzania precyzyjnych analiz danych. Podejmowanie adekwatnych decyzji biznesowych wymaga przyjrzenia się sprawie ze wszystkich stron i poznania każdego jej aspektu. Raporty dostarczane przez analityków Big Data czy Data Scientist będą znacznie dokładniejsze, jeśli do ich przygotowania użyje się rozwiązań RPA.
W niektórych przypadkach wymagana będzie również wstępna optymalizacja, by wykorzystać pełen potencjał Zrobotyzowanej Automatyzacji Procesów. Dobrze będzie również zadbać o odpowiednie zaangażowanie działu IT oraz uzupełnienie go o wspomnianego już dewelopera RPA.
